9 dicas para quem tem dúvidas na administração do salão

Preparamos um dossiê sobre administração do salão para ajudá-lo(a) nessa tarefa (mesmo que você sempre tenha preferido as tesouras às lições de matemática…)

O mercado de beleza, mesmo em tempos de crise, continua crescendo no Brasil. Pesquisas revelam que existem mais de 1 milhão de salões espalhados pelo País. Se isso acontece, dizem os especialistas, é porque o setor é rentável e promissor. Talvez seja por causa disso que você decidiu abrir o seu. Uniu a sua expertise como cabeleireiro com o empreendedorismo e inaugurou o seu negócio em busca de reconhecimento profissional e conforto financeiro.

Mas como qualquer empresa, não importa o segmento, um salão de beleza também precisa ser bem administrado para que funcione e dê lucro. Não bastam profissionais dedicados, um espaço bacana e uma clientela fiel para fechar as contas. É essencial ter uma gestão firme para que o salão sobreviva à concorrência, drible as dificuldades financeiras e seja um sucesso.

1- Faça um plano de negócios

Uma boa administração do salão vai além de executar tarefas. É preciso traçar uma estratégia e ter claro que trabalhar e empreender são coisas diferentes. “O planejamento estratégico ajuda a ordenar as ideias, as necessidades e as prioridades para que possamos empreender ações de modo coerente e econômico a fim de aumentar o lucro do salão”, explica Rudi Werner, dono do Werner Coiffeur (RJ), em seu livro Beleza, Um Bom Negócio (Senac).

Segundo dados do Sebrae, é muito comum que as empresas fechem suas por tas antes de completarem o segundo ano de vida por falta de um projeto de negócios. Para Eduardo Tegeler, diretor de marketing do Instituto Embelleze (SP), para desenhar um bom programa, é fundamental responder questões como: “Qual é a missão do meu salão?”, “Quem é o meu público-alvo?”, “Como vou divulgar os meus produtos e serviços?”, “Quais são os custos fixos e variáveis da empresa?”, “Qual será o meu lucro mensal baseado nas expectativas de venda de protocolos?”, “Em quanto tempo terei de volta o investimento realizado?”, “Quem são os meus concorrentes e os meus parceiros?” Com essas respostas na ponta da língua, você dominará os pontos fortes e fracos do seu empreendimento e quais precisam de atenção extra.

2- Trace objetivos

“Responda: onde quero chegar?”, diz Eduardo Tegeler, comentando que as metas são o impulso para o negócio funcionar com energia. Pense no que deverá alcançar em curto, médio e longo prazo. “Um objetivo em curto prazo, por exemplo, é determinar o faturamento do mês que garantirá participar de um curso ou de um evento importante. Em médio prazo, pode ser estabelecer uma receita para o fim do ano que vai permitir trocar os móveis ou reformar a fachada. Já em longo prazo, é desejar abrir um segundo salão em cinco anos ou conquistar mil clientes”, exemplifica Tegeler, do Instituto Embelleze.

3- Separe os gastos

Para quem sempre foi mestre em cortes e colorações, não é muito fácil lidar com números. E justamente por causa disso, a administração financeira dos salões costuma ser falha. Sem um controle preciso dos gastos e ganhos, não se sabe quanto o empreendimento, de fato, custa e o quanto lucra. “Lição número 1: dividir as contas pessoais das da empresa”, ensina Reinaldo Domingos, presidente da Associação Brasileira de Educadores Financeiros (Abefin) e da DSOP Educação Financeira. “Quando os compromissos não são bem gerenciados, o dinheiro do negócio é misturado com o pessoal e, no fim, os números não batem e há dívidas.

Para evitar que isso aconteça, faça um levantamento dos gastos separadamente e preserve sempre um capital de giro. Por exemplo, se o estabelecimento tem um faturamento mensal de R$ 10 mil e uma despesa de R$ 4 mil, deve-se deixar R$ 3 mil para a reserva financeira e o dono do salão poderá ficar com R$ 3 mil”, explica Domingos. Ter economias é fundamental para não entrar em empréstimos e dívidas desnecessários quando aparecer algum imprevisto: essa verba pode ser útil para pagar alguma rescisão trabalhista, sustentar o espaço nos meses de menos movimento ou até mesmo bancar uma obra inesperada.

4- Faça as contas

“Uma administração do salão eficiente implica controlar o dinheiro, dirigindo-o para investimentos em compras, diversificação do estoque, melhorias, poupança, pagamento de despesas e salários, além, é claro, de reservar uma parcela para você retirar. O negócio precisa ter lucro e crescer para dar conta de todos esses encargos”, comenta Rudi Werner, da badalada rede Werner Coiffeur (RJ).

A lista de gastos de um espaço de beleza não é curta e abrange das despesas mais comuns, como aluguel, água, luz, telefone, internet, gás e lavanderia, às mais complexas, como impostos próprios da área. “É comum o dono de salão não levar em conta todos os custos. Normalmente, são considerados apenas os valores pagos aos funcionários e colaboradores. E o resto?”, comenta Eduardo Tegeler, do Instituto Embelleze. “Para ter o dinheiro sob controle, é preciso anotar as despesas e os ganhos diários e, no fim do mês, fazer a conta e analisar como foi o movimento no salão durante o período.

Quando os resultados são negativos, surgem as dívidas. Esse é o momento de fazer uma faxina financeira: onde estão os custos desnecessários que podem ser eliminados?”, ensina Reinaldo Domingos. Para Rudi Werner, a redução de gastos é uma meta constante e toda maneira de economizar deve ser colocada em prática, como pesquisar preços antes de comprar qualquer item (não importa se é material de limpeza ou para escritório, grampos, escovas ou esmaltes) e evitar o gasto excessivo de água e luz.

5- Peça ajuda

Se você não tem afinidade com tabelas, números e organização financeira, pense em contratar um assistente administrativo. Procure um profissional especializado nessa área e que vá ajudá-lo a desenhar uma planilha com informações preciosas para o sucesso do seu empreendimento. Além de controlar os gastos do salão, levante dados, como o preço de todos os serviços prestados, quais são os mais procurados em cada dia da semana e quantos funcionários os executam. Com isso detalhado, você poderá pensar em estratégias para atrair mais clientela, como promoções em datas especiais. E não se esqueça de dar atenção também às contas a receber. Um assistente poderá cuidar dos repasses dos cartões de crédito e dos pagamentos de clientes atrasados.

6- Cuide da sua equipe

Uma gestão eficiente também envolve trabalhar com funcionários motivados e especializados. “Um dos segredos de um salão bem administrado é ter uma boa equipe e nela confiar”, fala Rudi Werner. Por isso, é importante conhecer cada pessoa que está no dia a dia do seu espaço (como ela trabalha, quais são as suas qualidades e falhas, em que ela se sobressai). E aí promover conversas francas para mostrar o desempenho de cada uma, em que podem melhorar e, claro, não se esquecer dos elogios. Também invista na capacitação do seu pessoal. Coloque no seu planejamento estratégico, por exemplo, os gastos com um curso para a designer de sobrancelhas aprender uma técnica nova.

7- Abuse da tecnologia

Atualmente, existem inúmeros softwares e programas direcionados para a administração de salões de beleza. Eles têm a missão de deixar papéis de lado e informatizar a rotina do espaço. Do agendamento e controle de estoque ao pagamento de salários, eles prometem informações organizadas e facilidade no atendimento ou quando é preciso tomar uma decisão. Por exemplo, com o aplicativo Beauty Date, é possível disponibilizar o agendamento on-line. “É um serviço diferencial que o empreendedor oferece à clientela. A pessoa pode marcar para cortar o cabelo ou fazer a unha sem precisar falar com a recepcionista. Basta acessar o aplicativo pelo celular, não importa a hora, nem o local”, explica Alexandre Kleis, diretor-executivo do Grupo B2 Beauty (Curitiba).

O expert ressalta que, hoje em dia, mais de 50% dos agendamentos são feitos fora do horário comercial. Mas essa não é a única vantagem da informatização. “Com um sistema de gestão, é possível fazer o controle de caixa diário, acompanhar o histórico da cliente (qual foi o último serviço que ela agendou, qual o profissional que a atendeu e quanto ela pagou), mandar mensagens para ela e ainda programar o rateio de gastos previstos na Lei do Salão-Parceiro, aprovada em janeiro deste ano”, comenta Camila Mascarenhas, sócia-diretora da Graces (SP), empresa que oferece programas específicos para salões de beleza.

Investir em tecnologia, além de praticidade, significa economia. Com a nova lei e a organização proposta por um sistema de gestão, é possível reduzir 50% dos impostos e 80% da folha de pagamento. Mas antes de escolher, pesquise. Informe-se quanto é cobrado para utilizá-lo, como funciona, em quantos computadores poderá ser usado. Saiba os serviços oferecidos, se há suporte técnico de plantão e se a empresa oferece treinamento. Tudo isso para que você possa usufruir de todos os benefícios propostos.

8- Acompanhe tudo de perto

Não é fácil cuidar de todos os detalhes que envolvem da administração do salão e ainda atender os seus clientes. Por isso, vale a pena se organizar. Mesmo que você contrate um assistente, acompanhe o trabalho de perto, para conferir se algum ponto precisa de mais atenção. Para isso, reserve tempo nos dias mais ociosos. Terça e quarta costumam ser menos movimentados? É nesses dias que você vai se dedicar aos números: controle de estoque, compras, balanços financeiros. Isso sem falar nas conversas com os funcionários.

9- Atualize-se

Mesmo com a agenda concorrida, reserve sempre tempo para se atualizar. E não precisa ser necessariamente na sua área. Participar de eventos é importante para conhecer as novidades e as tendências e colocá-las em prática no seu negócio. Mas conhecer setores diferentes também pode deixar o dia a dia do seu salão mais interessante. Vá atrás de palestras e cursos cujos temas o atraiam e avalie: “Como posso aplicar isso no meu empreendimento?”

Texto: Ana Carolina Carvalho (edição de web: Patricia Santos)
Imagens: Shutterstock